Kenja Rooms

革新を生み出すコラボレーションツール

Kenja Roomsは企業内でのデータの素早い発見・共有・議論、具体的な目標を達成するために必要なコラボレーションを可能にする新しいプラットフォームです。

  • 具体的な目標の達成
  • 企業内でのデータの簡単な発見・共有・議論(社外との共有も可能)
  • あらゆるデバイスで利用可能

概要

従業員は必要なデータを探すのに全体の30~40%の時間を費やしています。しかし、苦労して手に入れたそれらのデータの大部分は彼らの退職と共に失われてしまっています。

メールは昔からのコラボレーションツールとして職場で使われていますが、文書管理のためにファイルを共有サーバに保管していてもそれをメールに添付して送付、返信されたファイルをまた管理、過去のコメントを探すためにメールを検索・・・と無駄な作業が重なってしまうように、その非効率なシステムが従業員の時間と生産性を削っています。

既存の文書管理やコラボレーションツールは非効率的な“蓄えては忘れる”貯蔵手段となり、しばしば作業行程において革新的な発想の妨げになってしまいます。

新しく開発されているツールの多くは経営結果をもたらすプラットフォームではなく、仕事場におけるチャットや“友達”の促進を提供するSNS式のネットワークをかたどっています。

Kenjaは素早い情報の発見・共有・議論を可能にすることで、具体的な目標の達成を助けるコラボレーションを実現させることによってそれらの問題を解決します。

ビジネスアイデアが部署間における垣根を飛び越えた自由な会話から生まれるような今の時代において、Kenja Roomsはそれらのアイデアを逃すことなくビジネスチャンスに変える手段となります。

コンセプト

Kenja Roomsのメインコンセプトは、チーム内のみならず、異なる部署・企業から集まったメンバーが担当するプロジェクトを「ルーム」と呼ばれる各ディレクトリ内でひとまとめにし、
・特定のイベント
・顧客情報
・プロジェクトのプロセス
・各種ファイル
・TODO管理
・業績評価
・予算管理
などに素早くアクセスし、強力なコラボレーション力を作り出すことです。

Kenja Roomsは新入社員研修など定期的なイベントだけでなく、新製品の発表など一回限りのイベントにも活用できます。

また、Kenja Roomsを強力なコミュニケーション手段として活用することで、例えば“CEOルーム”ではCEOがメッセージやビデオ、有益な情報などをそのルームに投稿することによって全従業員と共有したり、意見を集めることが出来ます。あなたのアイディア次第で社内・社外向けメディアツールにも変身できるのがKenja Roomsです。

多くの企業は文書の保管やその他のアプリケーションのために膨大な投資を行っています。現在複数のシステムを導入している方でもご安心ください。Kenja Roomsを使えばプロジェクトやタスク上で利用する文書やファイルを、ドラッグ・アンド・ドロップだけで今まで利用していた一般的な共有ストレージから“ルーム”へ移すことが出来ます。

プロジェクトがコラボレーションを必要とする場合、Kenja Roomsは音声やチャットの利用、ルーム内での文書管理・共有・議論、またタスクの割り当てを可能にします。進捗状況の確認や重要な選択の監査証跡(ユーザーのアクセス履歴)の閲覧を可能にする機能も持ち合わせています。

Kenja Rooms:機能概要

情報共有
コンテンツポータル

個人の好みによってカスタマイズできるインターフェース

ルーム内のコンテンツはリスト/コラム/タイルの異なる表示形式で並べ替え可能

最新のソフトウェアと旧式のシステムを繋ぎ合せることもできるコンテンツコラボレーションプラットフォーム

チームコラボレーション
 

ルーム内のコンテンツをドラッグ、グループ化、タスクの優先順位の割り当てができるオブジェクトの整理が可能

同じプロジェクトを担当するチームメンバーとライブビデオ会議でブレインストーミング。その様子を同時録画することも可能なのであとから参加できなかったメンバーとも共有できます。

ライブビデオ会議や同時に編集できるホワイトボードやコラボレーションノート、チャットをリアルタイムでチームメンバーと利用可能

可視化されたコンテンツ
 

既存の異なるコンテンツ管理システムに接続することでRoomsをダッシュボードとして利用し、一体化された環境で簡単に情報を共有できます。

コンテンツ上でのタスクの割り当てや会話が可能なので、メールに添付して送付・返信をする必要はもうありません。

ハイライト

コンテンツポータル

既存のプロジェクト管理ソフトウェアはタスクやスケジューリングなどのプロジェクト調整に力を注いでいます。

一般的にコンテンツ(ファイル)はタスクやスケジュールに関連して紐付けられているため、ウィキペディアやSNS式のようなタイムライン形式で表示される管理方法では、情報の追跡や検索、共有を簡単に行う事が出来ません。

さらに、それらの共有されたコンテンツの多くは文章が中心となったもので、ビデオや画像などのマルチメディアを含んでいないため、共有が難しいものは別のシステムで共有するという非効率な方法となってしまいます。

Kenja Roomsは誰でも簡単に画像やビデオなどが盛り込まれた見栄えのよいコンテンツを作り、共有できる点で他のソフトウェアとは一線を画しています。

1つのオブジェクトに関連するコンテンツを文書や画像、ビデオなどそれぞれの内容に適した形式でまとめ、それらを関連性のあるルーム内に保管することによってチームメンバーは簡単に他のメンバーと共有することが出来るほか、チームの外部の人間との共有も簡単に行えます。

柔軟性に富んだ可視化ツール

既存のチームマネジメント/チームコラボレーションツールは利用用途や利用プロセスが固定されているためそれらのツールを使うために個人の作業スタイルを変えて適応させなくてはなりません。

作業スタイルを変えるのには時間がかかりますし能率の低下も伴います。結果的に従来のチームコラボレーションツールは十分に企業のコラボレーションを助けているとは言えないでしょう。

Kenja Roomsは真逆の発想を持っています。利用者の作業スタイルを変えることを求めるのではなく、利用者の作業スタイルに合わせてkenja Roomsが柔軟な機能を提供するのです。好きなパーツを好きな発想で組み合わせるDIY式のようなものです。

利用者は好みのユーザーインターフェイスを選べるほか、ルームの表示方法もリスト/テーブル/コラム/タイルの中から好きなものをご利用いただけます。

また、利用者は既存の古いシステムや一般的なソフトウェアをKenja Roomsと統合することによって、作業の効率化に費やしていた時間を作業内容の充実に充てられることになります。

リアルタイムでのコラボレーション&コミュニケーション

Kenja Roomsはリアルタイムでのコラボレーションやコミュニケーションの促進に力を注ぎました。Kenja Roomsがどのようにコラボレーションやコミュニケーションを助けるのか、以下の例をご覧ください。

美咲はKenja Roomsを用いて作成したばかりの資料を同じプレゼンテーショングループの仲間たちと共有しようとしています。

共有したい文書をデスクトップ上からルームにドラッグ・アンド・ドロップします。たったそれだけであっという間にファイルタイル(ファイルが格納された箱)がルーム内に作成され、美咲が作成した資料を他のチームメンバー達からも閲覧可能になりました。「参照」ボタンからHDD内を探してアップロードしたり、新しくファイルを追加したことをメールで知らせる必要はありません。

次に、美咲は資料に関するコメントを追加して、他のメンバーに資料の確認を一緒にするようにタスクを割り当てました。

そして、新しいブレインストーミングを開始して他のメンバーをそこに招待します。ブレインストーミング内ではリアルタイムでの同時編集が可能なコラボレーションノートやホワイトボードが使えるため、それらを用いて資料に足りない情報などを話し合います。話し合いが終わったら、ブレインストーミングで話した内容は後で確認する時のために保存することが出来ます。

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